Procesní a organizační audit Náše metodologie vychází z procesního a organizačního auditu společností. Věříme, že nelze provádět změny, pokud dokonale nepoznáme, jak firma nebo společnost funguje nyní. V průběhu analýzy výchozích podmínek zpracováváme detailní model systému procesů. Zkoumáme přitom nejenom posloupnosti kroků, které probíhají při zajišťování základních procesů společnosti, ale i vazby jednotlivých činností na organizační strukturu, podpůrné softwarové aplikace, oběh dokumentů, toky materiálů, vazby mezi jednotlivými procesy. Hodnotíme úroveň dokumentace, pracovních postupů, řídících dokumentů, směrnic a řádů. V případě potřeby stanovujeme časové náročnosti jednotlivých činností, explicitně popisujeme vazby jednotlivých procesů (i jejich dílčích kroků) na další prvky výrobně organizačního systému. Výstupy analytické fáze se mohou měnit – především v návaznosti na cíl budoucího transformačního či optimalizačního projektu: někdy nás víc zajímají vazby na prvky IT infrastruktury (pokud předpokládáme implementaci klíčových softwarových aplikací nebo zásadní změny hardwaru), jindy se více zaměřujeme na problematiku časové náročnosti činnosti (pokud má výstupem procesu být optimalizace procesů nebo organizační struktury), v některých případech se omezujeme na méně sofistikované formy popisu (pokud má být výstupem projektu „pouhé“ vytvoření vnitrofiremní dokumentace). Při své činnosti se opíráme v vhodné aplikační programové vybavení – většina projektů, které jsme zpracovávali, popisuje tak složitou strukturu a vzájemné vazby jejich prvků, že pouhý slovní popis by byl neefektivní a kontraproduktivní: vždy je výhodnější využívat schematické znázornění činnosti i hierarchických struktur.

Optimalizace procesů a TO-BE model Objektivní, komplexní a efektivně zpracovaná analýza je základem pro vytvoření návrhu cílového stavu. Vzájemná provázanost dílčích prvků systému (procesy, organizace, dokumenty, IT infrastruktura, produkty) v používaném modelovacím nástroji přitom zajišťuje, aby cílový stav nejenom vyhovoval výchozímu zadání projektu (bez ohledu na to, zda se jedná o projekt celkové restrukturalizace firmy, optimalizace procesů, implementace klíčových informačních systémů, optimalizace organizační struktury či vytvoření vnitrofiremní dokumentace), ale aby navrhovaný TO-BE model byl i plně funkční, tedy aby nedošlo k vytvoření návrhu, který by nerespektoval požadavky na kompetence a znalosti pracovníků, dostupnost správných modulů informačního systému, systém oběhu dokladů či strukturu zásobování materiálem. Návrh může obsahovat rovněž požadavky na časové charakteristiky procesů a jejich dílčích aktivit ve formě požadovaných cílových parametrů systému zajišťujících a priori stanovenou produktivitu. V projektech zaměřených na optimalizaci organizační struktury může být výchozím parametrem rovněž snížení počtu pracovníků, ale i například změny motivačního systému či návrhy cílových stavu libovolných ekonomických charakteristik.

Procesní dokumentace